Perché il lavoro in modalità ibrida funzioni, è necessario essere ben organizzati e mettere in atto una metodologia chiara, disporre degli strumenti giusti e adottare il giusto atteggiamento: essere ben organizzati significa avere stabilito una modalità operativa e procedure semplici e facili da seguire.
Se c’è un argomento che ha fatto scorrere molto inchiostro all’inizio del telelavoro, è proprio la questione della produttività. I nostri colleghi e dipendenti si esibiranno altrettanto bene a casa? Diversi studi e sondaggi mostrano che, in effetti, le persone a casa hanno generalmente lavorato più ore, causando mancanza di respiro per alcuni.
Con l’arrivo di nuovi metodi di lavoro ibridi, è tempo di riprendere il controllo del nostro programma per garantire una sana produttività. Secondo un sondaggio della nostra comunità, quasi il 65% delle persone lavorerà generalmente da casa mentre il 19% andrà a lavorare più frequentemente in ufficio; Solo il 2% pensa che tornerà al 100% faccia a faccia contro il 9% del telelavoro a tempo pieno. Le modalità di svolgimento del lavoro ibrido variano quindi da un’organizzazione all’altra. Tuttavia, indipendentemente da come lavori, l’implementazione delle best practice contribuirà a rendere la modalità ibrida un successo per te e la tua organizzazione. In questo articolo, ne consegniamo 10!
Suggerimento n. 1: sfrutta il posto di lavoro
Suggerimento n. 2: ridurre il carico digitale
Lavorare in modalità ibrida può avere un impatto significativo sul nostro carico di lavoro digitale! In effetti, siamo diventati molto dipendenti dalla tecnologia per rimanere in contatto con i nostri colleghi. Di conseguenza la quantità di messaggi inviati per parlare a chi è in ufficio o a casa e aumentata di dieci volte. È quindi più importante che mai trovare tattiche per gestire questo flusso di informazioni e preservare così il tuo tempo di concentrazione e la tua produttività.
Una buona pratica sarebbe quindi automatizzare il più possibile determinate regole o filtri nella tua casella di posta in modo da ricevere solo i messaggi essenziali in tempo reale e il resto, al momento opportuno. Ciò eviterà la tentazione (a volte molto forte) di soccombere alle e-mail in qualsiasi momento.
Affinché ciò funzioni bene, è importante informare i colleghi o indicare, nella propria firma, che si risponde alle e-mail alla fine della mattinata, ad esempio.
Se sei fisicamente al lavoro, invece di mandare una mail, alzati e vai a trovare il tuo collega di persona! Sembra molto semplice, ma può ridurre notevolmente il numero di scambi virtuali e aumentare il tuo senso di appartenenza!
Suggerimento n. 3: rivedere gli standard del team
Con la modalità ibrida dovrai ancora una volta adattare il tuo modo di lavorare, il tuo ritmo, i tuoi orari, il tuo modo di collaborare, di servire i tuoi clienti, ecc. Per mettere dalla tua parte le probabilità che questa nuova transizione sia positiva, pensa a rivedere gli standard della tua squadra… come squadra! Una prima traccia è la seguente.
il tuo collega è nel bel mezzo di un periodo di concentrazione ed è meglio non disturbarlo? Grazie a un codice colore sulle tue Squadre o sul tuo Slack? Tramite il tuo calendario condiviso?
Suggerimento n. 4: diventa consapevole dei tuoi pregiudizi
Uno dei fattori più importanti legati alla smobilitazione è il sentimento di iniquità. In una modalità di lavoro ibrida, è importante considerare se tutti saranno trattati allo stesso modo, mentre alcuni sono in ufficio e altri sono a distanza. Le dinamiche di squadra, in cui tutti si sentono coinvolti e coinvolti, devono rimanere una preoccupazione in ogni momento.
La prima cosa da fare è prendere coscienza dei propri pregiudizi, quelli che potrebbero giovare ad alcuni colleghi a scapito di altri.
Il primo è il bias di prossimità, in cui si ritiene che le persone che vedi lavorare siano più produttive di quelle a distanza. Un tale pregiudizio potrebbe avere l’impatto di assegnare un mandato a una persona con cui hai più contatti rispetto a qualcuno che vedi meno spesso, ad esempio.
Un secondo pregiudizio comune è il bias di conferma, che è il rischio di interpretare nuove informazioni per confermare ciò che già pensiamo di una persona. Da lontano, quindi, potresti continuare ad apprezzare le persone che già ti piacciono o continuare a evitare le persone che ti piacciono di meno. Anche se riflette la natura umana, non è auspicabile all’interno di un team: meno interazioni hai con determinati colleghi, meno darai loro la possibilità di cambiare l’opinione che hai di loro.
Diventare consapevoli dei propri pregiudizi è quindi la prima cosa da mettere in atto per promuovere buone dinamiche di squadra.
Suggerimento n. 5: presta particolare attenzione alle riunioni
La prima osservazione sulle riunioni in modalità ibrida è che non è davvero facile. In effetti, è difficile prevenire conversazioni secondarie e allusioni, per garantire che il suono sia buono e che tutti si sentano inclusi. In effetti, un incontro ibrido dovrebbe avvenire come ultima risorsa!
Tuttavia, quando hai poca scelta, un primo consiglio è quello di mettere tutti i partecipanti sullo stesso strumento di videoconferenza non appena una persona è remota! Quindi tutti sono uguali. Lo stesso vale per il tempo di parola: cerca di renderlo uguale per tutti. Pertanto, non esitate a nominare una persona responsabile del tempo di parola per garantire ciò.
In caso contrario, il facilitatore svolge un ruolo cruciale nel mantenere l’impegno e lo slancio in una riunione. Avviando turni con persone remote o meno frequenti o avendo frequenti interruzioni per sollecitarle, il facilitatore può davvero fare la differenza. Ancora meglio, condividi l’animazione tra una persona in ufficio e un’altra a casa!
Infine,la fine della riunione deve corrispondere alla fine della discussione. Altrimenti, se le scelte vengono fatte a posteriori in modo informale, le persone a distanza potrebbero viverlo male e non essere più incoraggiate a partecipare di nuovo.
Suggerimento n. 6: mira a un tempo di relazione equo
Per tenere traccia delle tue interazioni e assicurarti di mantenere le tue varie relazioni di lavoro, tieni un file Excel o un elenco nelle vicinanze per elencare le connessioni che hai con i tuoi colleghi. In questo modo, ostacolerai il pregiudizio di prossimità ed eviterai di pensare solo a coloro che vedi più regolarmente.
In questa griglia, annota i momenti in cui hai avuto un incontro individuale, i progetti che hai in comune, i feedback che hai scambiato, i loro punti di forza, ecc. Avere questa lista davanti a te ti permette di avere una visione più obiettiva delle tue relazioni e di garantire una squadra dinamica in cui tutti si sentono inclusi.
Se non hai voglia di usare uno strumento o un elenco, puoi semplicemente fare un check-in mentale una volta alla settimana: con chi non interagisco da molto tempo?
Suggerimento n. 7: la ragnatela
Un altro trucco per assicurarsi che tutti utilizzino il proprio diritto di parlare in modo equo è l’attività della ragnatela.
Immaginati in una riunione. Il facilitatore disegna un cerchio e collega le persone in base alle loro interazioni nel corso della riunione. Alla fine della chat, avrai una rappresentazione visiva delle tue interazioni. Vedrai chi è abusato in una riunione e chi è sottoutilizzato. Puoi facilmente ottimizzare la tua prossima riunione di squadra!
Suggerimento n. 8: riduci la quantità di informazioni virtuali
Molti di noi hanno trovato un ottimo uso del tempo libero derivato dal non spostarsi da un luogo ad un altro! Ci alleniamo, dormiamo di più, abbiamo un po’ più di tempo per occuparci dei bambini e della loro partenza per la scuola.
Con il lavoro in modalità ibrida, siamo costretti a rimescolare tutto. Se le riunioni in modalità ibrida devono essere mantenute come ultima risorsa, le riunioni virtuali sono qui per restare.
Gli studi dimostrano che la quantità di informazioni raccolte dal nostro cervello durante molteplici riunioni di videoconferenza va oltre il naturale. Normalmente, negli incontri faccia a faccia, ascoltiamo e decodifichiamo solo il linguaggio non verbale della persona che sta parlando. In videoconferenza, tutti si guardano negli occhi e allo stesso tempo analizzano il non verbale di tutti, compreso se stessi. Questo crea un sovraccarico di informazioni che a lungo andare può essere stancante!
Tuttavia, ecco alcune semplici soluzioni da mettere in atto per rimediare a questo:
Esci dalla modalità a schermo intero per ridurre le dimensioni dei volti e la quantità di informazioni da elaborare
Nascondi auto-visualizzazione In questo modo,
trascorri più tempo ad ascoltare i tuoi colleghi che ad analizzare o giudicarti.
Suggerimento n. 9: stabilisci i tempi bianchi
Il tempo bianco è il momento in cui lasci la tua mente a vagare senza un obiettivo specifico. Per il cervello è un’attività estremamente rigenerante e tonificante. Ammetti che hai già avuto idee geniali mentre fai la doccia o su una strada di campagna?
Ecco alcuni suggerimenti per fare più spazio ai tempi vuoti:
Organizza riunioni di 50 minuti invece di un’ora intera
Sulla strada per l’ufficio, guarda lo scenario sul treno o sull’autobus, oppure ascolta la musica mentre sei paralizzato nel traffico
Usa l’ora di pranzo per cenare lontano dal computer
Per il cervello, i periodi di inattività sono rigeneranti. Anche se non è facile non fare nulla, provalo! Vedrai che ti fa bene.
Suggerimento n. 10: allena le tue abilità
Anche prima della pandemia, il tuo team aveva sicuramente delle capacità da sviluppare affinché i suoi membri potessero prosperare. Tuttavia, in modalità ibrida, avrai bisogno più che mai di capacità comunicative, empatia, sicurezza psicologica, benevolenza, feedback, riconoscimento e coraggio. Poche persone sono preparate per questa sfida.
Per garantire che tutti evolvano in modo positivo, non esitare a mettere in atto pratiche per svilupparti come una squadra: co-sviluppo, sfide di squadra o percorsi di sviluppo possono essere buone soluzioni.
